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Recruiting & Onboarding

Das Recruiting & Onboarding Modul erweitert Microsoft Dynamics 365 um professionelles Bewerbermanagement und Onboarding für neue Mitarbeiter.

Von der Stellenplanung über das Bewerbermanagement bis hin zum Arbeitsvertrag – das Modul unterstützt Sie über den gesamten Bewerberlebenszyklus. Sie werden weiter unterstützt bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters und darüber hinaus bis zum Ende des Onboardings.

Direkt nach der Kaufentscheidung können alle Abteilungen vollintegriert im Recruiting sofort mitarbeiten. Dateninseln gibt es nicht mehr und die Mehrfacherfassung von Daten gehört ebenfalls der Vergangenheit an.

Alle Aufgaben werden in einer einzigen einheitlichen Oberfläche erledigt – wenn Sie möchten in Outlook, im Browser oder mobil mit allen gängigen Endgeräten.

Innovatives Recruiting und Onboarding jetzt live erleben


Integriertes Recruiting ohne Daten Inseln

Das Recruiting Modul enthält alle wichtigen Funktionen und Best Practices für Ihr zukünftiges Bewerbermanagement – angefangen bei der Positionsplanung inkl. Freigabeprozess, der Erstellung von Stellenanzeigen in Abstimmung mit Fachabteilungen und auf Basis von (individuellen) Vorlagen sowie der einfachen Publikation auf diversen Zielportalen.

Mittels der Talentsuche durchsuchen Sie sowohl Ihren Talentpool an Bewerbern als auch Ihre Mitarbeiter nach geeigneten Kandidaten. Das integrierte Bewerbermanagement (ATS) unterstützt Sie über den gesamten Bewerberlebenszyklus hinweg vom Eingang der Bewerbung über die Bewertungs-, Evaluations- und Interviewphase bis hin zur Einstellung oder Absage. Durch das Fähigkeiten-basierte Bewertungssystem und dem optionalen CV-Parsing mittels Textkernel sehen Sie auf einen Blick, wie geeignet ein Bewerber für die jeweilige Stelle ist.

Die direkte Integration zu Microsoft Word ermöglicht die Erstellung von Arbeitsverträgen auf Basis Ihrer Vorlagen – optional mit digitaler Signatur über DocuSign oder AdobeSign. Alle Daten des Bewerbers werden außerdem direkt in die Digitale Personalakte des neuen Mitarbeiters übernommen.

Zudem sind bereits zahlreiche Best Practice Arbeitsabläufe hinterlegt, die sich in der Praxis bewährt haben. Damit profitieren Sie von der Erfahrung vieler anderer Kunden.


Die Recruiting Highlights

Alle wichtigen Funktionen für Ihr Bewerbermanagement sind enthalten:

  • Stellenplanung und Freigabeprozesse
  • Jobportal-Integration XING, Stepstone, BfA, LinkedIn, Broadbean
  • Bewerbermanagement inkl. automatisierter Kommunikation
  • CV Parsing mit Textkernel
  • Talentsuchfunktion & Bewerberpools
  • Online Interviews mit Office 365 Teams
  • Erstellen von Arbeitsverträgen inkl. digitaler Signatur (DocuSign, AdobeSign)
  • Datenauswertung in Echtzeit über Dashboards
  • GDPR / DSGVO Konformität

GDPR Unterstützung im Alltag
durch Microsoft Outlook

Die GDPR-Datenschutzbestimmungen verlangen die vollständige Löschung der personenbezogenen Daten abgelehnter Bewerber.

Wenn HR Manager Lebensläufe und Anschreiben per E-Mail versenden, ist es ein großer Aufwand, alle Datensätze mit den persönlichen Daten jedes abgelehnten Kandidaten einzeln zu löschen.

Die Integration von HR Management für Microsoft Dynamics 365 und Microsoft Outlook ermöglicht den HR-Mitarbeitern, E-Mails mit Links zu Dynamics 365-Datensätzen anstelle von eigentlichen Dateien zu versenden und so automatisch GDPR-konform zu bleiben.


Mehr erfahren

Recruiting Portale voll automatisiert

Verschwenden Sie nicht länger Ihre Zeit mit der manuellen Veröffentlichung von Stellenanzeigen und dem Abtippen von eingehenden Bewerbungen oder Bewerberprofilen. Das Recruiting Modul macht das für Sie - vollautomatisch und zuverlässig.

  • Automatische Publizierung von Stellen auf Ihrer Firmen-Website / Ihrem Bewerberportal
  • Übergabe an die Arbeitsagentur, Jobbörsen, XING, LinkedIn u.a.
  • Eingehende Bewerbungen erscheinen automatisch und strukturiert im System
  • Lebensläufe per Knopfdruck von Karrierenetzwerken übernehmen
  • CV Parsing zur Automatisierung großer Bewerbermengen aus weiteren Quellen
  • Keine Tippfehler mehr und Sie sparen viel Zeit

Das eigene Job Portal auf Ihrer Website

Das Job Portal ist ein vollständiges, automatisiertes Bewerberportal für Ihre Website.

Alle in Ihrer Recruiting-Software erstellten und freigegebenen Stellen werden per Kopfdruck automatisch im Portal veröffentlicht.

Bewerber geben ihre Daten direkt im Portal ein. Alle Daten und Anhänge werden dann strukturiert und automatisiert an Ihre Recruiting-Software gegeben. Sie müssen keine Daten manuell oder mehrfach eingeben und sehen alle notwendigen Informationen auf einen Blick.

Optional können Sie den Bewerber auffordern, seine Fähigkeiten zu bewerten. Sie haben so einen ersten Überblick und können dann die Angaben direkt mit den geforderten Kenntnissen vergleichen. Diese Funktion ist natürlich frei konfigurierbar.

Im Rahmen eines optionalen Online Assessment erfahren Sie noch mehr über Ihre Bewerber. Frei konfigurierbare Fragebögen werden direkt vom Bewerber ausgefüllt und die Ergebnisse strukturiert in die interne elektronische Bewerberakte übertragen.

Das Portal unterstützt Sie aber nicht nur vor Einstellung neuer Mitarbeiter sondern auch im Rahmen des Onboarding, beispielsweise durch die elektronische Erfassung von Mitarbeiterstammdaten durch den Bewerber - und das sogar noch vor Eintritt in Ihr Unternehmen.


Die Job Portal Highlights

  • Vollständiges Job Portal für Ihre Website
  • Einfaches Anpassen Ihres Corporate Design
  • Veröffentlichung der offenen Stellen in Echtzeit
  • Mehrsprachig
  • Google for Jobs Ready
  • Bewerberformulare per Drag-and-Drop anpassbar
  • Bewerberprozess inkl. optionalem Self-Rating
  • GDPR konform
  • Optionales Assessment der Bewerber über Microsoft Forms
  • Abfrage von Mitarbeiterdaten im Rahmen des Onboardings (Mitarbeiterstammdatenblatt)
  • Einfach erweiterbar durch Power App Portals

Best Practice Personalbeschaffung

In der Lösung sind bereits zahlreiche Best Practice Arbeitsabläufe hinterlegt, die sich in der Praxis bewährt haben. Damit profitieren Sie von der Erfahrung von tausenden Kunden in Ihrer Branche.

Ein Konfigurationsassistent hilft Ihnen mit den für Ihr Unternehmen passenden Voreinstellungen zu starten. Sie können die Arbeitsabläufe per Mausklick an Ihre individuellen Arbeitsabläufe anpassen oder aber Sie erstellen ganz einfach Ihre eigenen Prozessabläufe.


Vorlagenbasierte Stellenanzeigen

Die Lösung hilft Ihnen, Stellenanzeigen effizienter auf Basis von Vorlagen zu erstellen und unterstützt Sie bei der Abstimmung mit der Fachabteilung sowie der Publizierung auf diversen Medien.

  • Erstellen Sie standardisierte Stellenbeschreibungen für bestimmte Aufgabengebiete
  • Verwenden Sie die Stellenbeschreibungen als Vorlagen für Stellenanzeigen
  • Abteilungsleiter nutzen Stellenbeschreibungen als Basis zur Konkretisierung und Einreichung von offenen Stellen
  • Die Personalabteilung wird prozessbasiert durch die Anreicherung und Abstimmung mit der Fachabteilung geführt
  • Nach Freigabe erfolgt die Veröffentlichung vollautomatisch auf Karriereplattformen und Ihrer Firmenwebsite
  • Nutzen Sie Microsoft Word Vorlagen um die Stellenanzeige in Ihrem Design auch zu drucken und als Aushang zu veröffentlichen

Ansprache und Gewinnung

Finden Sie die Mitarbeiter, die zu Ihnen passen.

Finden Sie schnell die talentierten Mitarbeiter, die Sie brauchen, und bieten Sie diesen einen attraktiven Bewerbungsprozess mithilfe einer nativen Integration in LinkedIn und einer optimierten Vernetzung von Bewerbern und den zuständigen Personen im Unternehmen.

  • Vereinfachen Sie die Auswertung von Lebensläufen im gesamten Einstellungsprozess, indem Sie sie mit LinkedIn-Profilen abgleichen.
  • Verbessern Sie die Kommunikation mit einer nativen Integration in LinkedIn InMail und mobilen Feedbackfunktionen.
  • Optimieren Sie Vorstellungsgespräche mithilfe von Office 365, um Kalender zu koordinieren und Termine festzulegen.

Videokonferenzen mit Bewerbern

Starten Sie direkt aus Dynamics Personalbeschaffung Videokonferenzen über Microsoft Teams für Gespräche mit Bewerbern. Auf Knopfdruck sehen Sie Ihren Bewerber und können sich mit ihm unterhalten.

Es ist kinderleicht. Microsoft Teams können Sie direkt von Ihrem PC, Notebook oder Tablet aus starten. Sie können sogar Bewerbungsunterlagen live austauschen.


  • Nutzen Sie Videokonferenzen spontan für ein erstes Kennenlernen
  • Senken Sie Reisekosten für Bewerber auf ein Minimum
  • Führen Sie eine Dreierkonferenz mit dem Bewerber und dem Abteilungsleiter
  • Starten Sie internationale Bewerbungsrunden ohne Reiseaufwendungen
  • Beeindrucken Sie Bewerber mit Ihrer Innovationskraft
  • Leiten Sie aussagekräftige Mitschnitte an die Vorgesetzten weiter

Recruiting transparent

Das integrierte Bewerbermanagement unterstützt Sie über den gesamten Lebenszyklus hinweg vom Eingang der Bewerbung über die Bewertung, Evaluations- & Interviewphase bis hin zur Einstellung oder Absage.

Alle Schritte überwachen Sie in aussagekräftigen Charts.

  • Transparenz über alle Bewerbungen, auch bei großen Bewerbermengen
  • Nutzung der Recruiting-Kanäle auf einem Blick
  • Veröffentlichungsort und Kosten der Recruiting-Kanäle transparent
  • Notwendiger Handlungsbedarf auf einen Blick erkennbar
  • Hoher Automatisierungsgrad über automatisierte Workflows

Fähigkeitenbewertung

In Dynamics Personalbeschaffung sehen Sie auf einen Blick, wie geeignet ein Bewerber für die jeweilige Stellenausschreibung ist. Vergeben Sie Punkte für erforderliche Fähigkeiten anhand der Bewerbungsunterlagen oder lassen Sie die Bewerber gleich eine Selbsteinschätzung in Ihrem Bewerbungsportal durchführen.

Die erforderlichen und tatsächlichen Fähigkeiten werden Ihnen in einem Diagramm direkt in der Bewerbung gegenübergestellt.

  • Bewertung der Fähigkeiten direkt in der Bewerbung
  • Vergeben Sie Punkte für erforderliche Fähigkeiten
  • Selbsteinschätzung der Bewerber im Bewerberportal möglich
  • Soll-/Ist-Abgleich der erforderlichen Fähigkeiten per Diagramm
  • Geeignete Bewerber auf einen Blick erkennen
  • Fähigkeiten des Bewerbers können später automatisch in die Personalakte übernommen werden

Onboarding

Das Onboarding Modul unterstützt Sie ab der Vertragsunterzeichnung bis zur strukturierten Organisation der ersten Wochen der neuen Mitarbeiter.

Vor dem eigentlichen Starttermin des Mitarbeiters können Sie über elektronische Formulare im Onboarding Portal Zusatzinformationen vom ihm abfragen wie z.B. die Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer etc. Ergänzend können Sie ihm auch wichtige Unterlagen wie das Mitarbeiterhandbuch und sogar Videos zukommen lassen. Gleichzeitig erhalten intern alle Beteiligten (IT, Einkauf, Vorgesetzter, …) notwendige Informationen um den Arbeitsplatz des Mitarbeiters vorbereiten zu können.

Ab dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters unterstützt das System Ihr Team und den neuen Mitarbeiter bei der strukturieten Einarbeitung. Sowohl Aufgaben für die Übergabe von Ausrüstung wie Laptop und Zugangskarte als auch Termine für Einarbeitungsmaßnahmen und Trainings, werden dem neuen Mitarbeiter und allen weiteren Teammitglieder direkt bereitgestellt - in seinem Outlook, Browser oder am Smartphone.

Zu guter Letzt kann die Funktion auch für das Offboarding von Mitarbeitern genutzt werden. Übergaben, Rückgaben von Firmengegenständen und alle weiteren Aufgaben beim Ausscheiden eines Mitarbeiters werden mit der Onboarding Extension unterstützt.

Sämtliche dieser Abläufe und Automatisierungen basieren auf Vorlagen. Im Auslieferungsumfang sind bereits Beispielvorlagen enthalten.

Die Onboarding Highlights

  • Festlegen von beliebigen Onboarding Vorlagen
  • Beliebige Phasen innerhalb des Onboarding möglich (Vor Start, nach Start,usw …)
  • Synchronisierung von Aufgaben und Terminen mit Microsoft Outlook
  • Automatisches Zuweisen der Aufgaben zur richtigen Person, Gruppe, Team
  • Automatische Information der Empfänger über neue Aufgaben
  • Einfaches Überwachen der erledigten Aufgaben
  • Bewerber erhält über Onboarding Portal Zugriff
  • Übergabe von Aufgaben auch an den Bewerber vor der Einstellung
  • Abfrage von Daten des Bewerbers über Onboarding Portal
  • Nutzbar auch für Offboarding ausscheidender Mitarbeiter
  • Beispielvorlagen für Onboarding und Offboarding enthalten

Automatisiertes Onboarding

Das Modul unterstützt Sie beim strukturierten und automatisierten Onboarding von Mitarbeitern. Auf Basis von Vorlagen erstellte Aufgaben & Termine sorgen für Struktur.

  • Automatische Erstellung von Onboarding Projekten aus Vorlagen
  • Automatische Erstellung von Aufgabenlisten
  • Automatische Zuweisung der Aufgaben an die verantwortlichen Personen
  • Automatische Benachrichtigung der Empfänger
  • Automatische Erstellung von Terminen zur Einarbeitung in den Outlook Kalendern neuer Mitarbeiter
  • Diese Mitarbeiter finden dann automatisch am ersten Tag im Outlook Kalender alle anstehenden Termine.
  • Einfaches Monitoring des Fortschritts über Dashboards

PS: Auch bei ausscheidenden Mitarbeitern wird über elektronische Checklisten nichts vergessen. Alle Schlüssel sind zurück, Formulare unterschrieben und Geräte abgegeben.

Screenshots Recruiting & Onboarding

Verschaffen Sie sich einen ersten Eindruck über das Look and Feel. Die moderne Benutzeroberfläche passt sich allen Endgeräten und Formfaktoren an. Für weitere Einblicke wenden Sie sich bitte an unser Team.


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