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GDPR Unterstützung im Alltag
durch Microsoft Outlook

Die GDPR-Datenschutzbestimmungen verlangen die vollständige Löschung der personenbezogenen Daten abgelehnter Bewerber.

Wenn HR Manager Lebensläufe und Anschreiben per E-Mail versenden, ist es ein großer Aufwand, alle Datensätze mit den persönlichen Daten jedes abgelehnten Kandidaten einzeln zu löschen.

Die Integration von HR Management für Microsoft Dynamics 365 und Microsoft Outlook ermöglicht den HR-Mitarbeitern, E-Mails mit Links zu Dynamics 365-Datensätzen anstelle von eigentlichen Dateien zu versenden und so automatisch GDPR-konform zu bleiben.


Microsoft Outlook - Ihr Nutzen für GDPR

Zeit & Geld

Wenn Personalverantwortliche E-Mails mit personenbezogenen Daten der Bewerber an andere Stakeholder senden, müssen diese E-Mails und die Anhänge nachträglich gelöscht werden, um den GDPR-Vorschriften zu entsprechen. Dies ist ein zeitaufwendiger und komplizierter Prozess für alle Beteiligten, insbesondere bei großen Bewerberzahlen. Die Integration von HR Management für Microsoft Dynamics 365 und Microsoft Outlook ermöglicht es den HR-Mitarbeitern, E-Mails mit Links zu Dynamics 365-Datensätzen anstelle von eigentlichen Dateien zu versenden und so automatisch GDPR-konform zu bleiben. Das spart Zeit und Geld.

Komfort

Personal und Management können ihre täglichen Aufgaben erledigen, ohne sich Sorgen um GDPR und das Risiko hoher Bußgelder wegen Nichteinhaltung machen zu müssen.

Sicherheit

Alle personenbezogenen Daten von Bewerbern und Mitarbeitern werden in der Plattform Microsoft Dynamics 365 in Übereinstimmung mit GDPR gespeichert. HR-Mitarbeiter senden Links zur sicheren Akte und nicht zu den eigentlichen Dokumenten mit sensiblen Daten (z.B. Lebenslauf und Anschreiben). Diese Arbeitsweise wird von Outlook sogar aktiv vorgeschlagen. Die Einhaltung erfolgt daher mit hoher Sicherheit.


Die Vorteile von Outlook im GDPR-Alltag

HR Manager Amira schickt eine E-Mail an ihren Kollegen Thomas, Manager of Product Development. Sie bittet ihn, sich die Bewerbung für eine Stelle in seiner Abteilung anzusehen und ihr mitzuteilen, ob sie den Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einladen soll. In seinem Outlook kann Thomas mit nur einem Klick auf den Link in der E-Mail auf alle Informationen über den Kandidaten zugreifen.

Alle personenbezogenen Daten werden sicher in Microsoft Dynamics 365 gespeichert, was das Risiko der Nichteinhaltung von GDPR ausschließt.

Thomas und Amira fühlen sich gut, weil sie ohne Stress GDPR konform arbeiten - im Gegenteil: sie erleben Komfort wie sie ihn sich nicht erträumt hätten.

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