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Personalverwaltung und Automatisierung

Das Modul zur Personalverwaltung stellt alle wichtigen Funktionen für die Mitarbeiterorganisation zur Verfügung. In der 360° Digitalen Personalakte haben Sie vollständig alle Daten und Dokumente von jedem Mitarbeiter auf einen Blick. Durch die Dynamics Plattform haben Sie darüber hinaus sogar Zugriff auf Informationen aus den Fachabteilungen Ihrer Mitarbeiter.

HR für Dynamics enthält Automatisierungen für eine große Anzahl von Routinetätigkeiten out-of-the-box. Zeitraubende Routineaufgaben übernimmt also die Software. Sie überwachen nur noch mit Hilfe aussagekräftiger Dashboards.

In HR für Dynamics steht allen Mitarbeitern und Führungskräften ein komfortables Self-Services Portal zur Verfügung. Diese Self-Services entlasten die HR Administration zusätzlich von Routinetätigkeiten.

Alle Aufgaben werden in einer einzigen einheitlichen Oberfläche erledigt – wenn Sie möchten in Outlook, Microsoft Teams, im Browser oder mobil mit allen gängigen Endgeräten.


Weniger Aufwand durch intelligente Personalverwaltung & Automatisierung

Ihre komplette Personaladministration findet in Zukunft an einem einzigen Ort statt.

Die 360° Personalakte erleichtert die Administration - Sie haben Zugriff auf alle Personaldaten und HR Dokumente. Durch die Dynamics Plattform haben Sie darüber hinaus sogar Zugriff auf Informationen aus allen anderen Abteilungen wie Provisionen aus Sales oder Stundenbuchungen aus dem Projektmanagement. Sie pflegen Daten nur noch einmalig an einer einzigen Stelle. Für Self-Service freigeschaltete Daten pflegen die Mitarbeiter sogar selbst.

Routineaufgaben wie die Erstellung von Zertifikaten werden durch Workflows automatisiert. Für viele dieser Routinetätigkeiten enthält die Software bereits Best Practices, die Sie ausprobieren können und dann einfach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Erinnerungen sorgen dafür, dass Sie nie einen wichtigen Termin verpassen und anstehende Termine sind jederzeit im Dashboard einsehbar.

Komfortfunktionen wie ein Zeugnisgenerator, ein jederzeit aktuelles Organigramm und ein unternehmensweiter Kalender runden das Modul ab.

Die Personalverwaltung Highlights

  • Integrierte HR Administration ohne IT Inseln
  • Alle Daten des Mitarbeiters in seiner digitalen Personalakte
  • 360° Digitale Personalakte & Dokumentenmanagement
  • Automatisierung von Routine Tätigkeiten
  • Self-Services entlasten die HR Administration
  • Lohn & Gehaltsabrechnung automatisiert vorbereiten
  • Einfache Planung von individuellen Arbeitszeiten durch Arbeitsmuster
  • Organigramm der Aufbauorganisation mit nur einem Klick
  • Planung von Positionen als Basis für Recruiting
  • Ausrüstung und Geräte der Mitarbeiter verwalten
  • Arbeitszeugnisse mittels Zeugnisgenerator in kürzester Zeit erstellen
  • Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit der Dormakaba Integration
  • Disziplinarmaßnahmen verwalten
  • Unternehmensweiter Mitarbeiterkalender
  • Fähigkeiten von Mitarbeitern finden
  • Microsoft Teams, Outlook, Word und Excel vollintegriert

Integriertes Arbeiten ohne IT Inseln

HR Abteilungen nutzen für ihre Personalverwaltung im Durchschnitt 7 Programme von verschiedenen Herstellern - eine Software für Recruiting, eine für die Verwaltung, eine für Trainingsmanagement und so weiter. Diese Programme sprechen nicht miteinander. Das bedeutet eine Mehrfacherfassung von Daten und ist nicht effizient. Zudem werden häufig auch noch unzählige Excel Dateien verwaltet.

Mit HR für Dynamics arbeiten Sie vollintegriert ab dem ersten Tag. Sie haben nur noch eine einzige HR Lösung und durch die Microsoft Dynamics 365 Power Plattform sogar jederzeit Zugriff auf Daten aus den Fachabteilungen - ohne aufwändige Integrationsprojekte!

Sogar externe Systeme wie beispielsweise Zugangskontrollen, das Lohnabrechnungssystem, Flottenmanagement oder automatische Führerscheinchecks können problemlos angebunden werden, sodass sie keine Daten doppelt erfassen müssen.

IT Inseln und Abteilungsgrenzen verschwinden! Sie sparen viel Zeit und Geld und Ihre Kollegen freuen sich über mehr Komfort.


Unternehmensweit alle Daten und Dokumente des Mitarbeiters in seiner 360° digitalen Personalakte

Bei klassischen HR Programmen aus Zeiten der IT-Inseln konnten Sie in der Personalverwaltung einige bis viele Mitarbeiterdaten verwalten. In HR für Dynamics sehen Sie ALLE Daten des Mitarbeiters in einer 360° digitalen Personalakte - auch die Dokumente und Daten aus anderen Abteilungen, wie:

  • Provisionen aus dem Sales Bereich
  • Stundenbuchungen aus der Zeitwirtschaft
  • Kundenzufriedenheit aus dem Customer Service
  • Projektstunden aus dem Projektmanagement
  • Fehlzeiten aus der Fertigung

Aber wie geht das? Die Microsoft Dynamics 365 Business Plattform ermöglicht direkt nach der Inbetriebnahme die uneingeschränkte Zusammenarbeit von HR, Fachabteilungen und Mitarbeitern - ohne langwierige Integrationsprojekte!


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Automatisierung von Routinetätigkeiten

Routinetätigkeiten im HR sind lästig. Viele davon lassen sich automatisieren. Rechnen Sie Urlaubstage und Resturlaub noch manuell aus? HR für Dynamics enthält Automatisierungen für eine große Anzahl von Routinetätigkeiten. Sie überwachen nur noch mit Hilfe von aussagekräftigen Dashboards. Hier einige Beispiele:

  • Vollständige Automatisierung der Urlaubsantragsverwaltung
  • Berücksichtigung von regionsspezifischen Feiertagen
  • Vollautomatisierte Verwaltung von Krankmeldungen
  • Berechnung und Abrechnung von Spesen
  • Automatisierung des A1 Antrags
  • Automatisches aktualisieren von Gehältern auf Basis von Zielerreichung
  • Automatische Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen
  • u.v.m.

Weitere Automatisierungen können Sie in Minuten selbst anlegen.

HR Software, die die Individualität Ihrer Mitarbeiter erfasst

Jeder Mitarbeiter ist individuell und so kann es natürlich auch vorkommen, dass Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitszeiten, -stunden oder -schichten im Vertrag vereinbart haben. Ihre HR Lösung muss darauf reagieren können - und das, ohne HR zusätzlichen Aufwand zu verursachen.

Arbeitsmuster machen es HR Managern möglich, auch unregelmäßige Arbeitszeiten problemlos und einfach planen. Vor allem für Mitarbeiter, die keinen "nine-to-five" Job oder gleichmäßige Arbeitszeiten haben, wie z.B. Teilzeitkräfte, Azubis, Werkstudenten oder Saisonarbeiter ist das hilfreich. Arbeitsmuster bieten maximale Flexibilität und ermöglichen auch spontane Änderungen im Arbeitsplan.

Self-Services für Mitarbeiter und Manager entlasten die HR Administration

In HR für Dynamics steht allen Mitarbeitern und Führungskräften ein komfortables Self-Services Portal zur Verfügung. Diese Self-Services entlasten die HR Administration zusätzlich von Routinetätigkeiten.

Mitarbeiter können nun ihre Anwesenheitszeiten, Abwesenheiten, Aktivitäten, Reisekosten und Belege ohne Umwege über die Personalabteilung selbst eingeben. Aber auch die Abfrage von Resturlaub und die Änderung von Stammdaten wie die Bankverbindung sind möglich.

Darüber hinaus bietet HR für Dynamics auch Manager Self-Services (MSS). Manager erleben Komfort bei ihren Führungsaufgaben und für Mitarbeiter werden Wartezeiten erheblich reduziert.

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Vorbereitung Lohn & Gehalt

Die Lohnabrechnungsvorbereitung ist die Brücke zu Ihrer Lohnabrechnungssoftware. Alle Informationen für die Lohnabrechnung werden dort zusammengetragen, aufbereitet und zur Übergabe bereitgestellt.

Zunächst können Sie nach den unterschiedlichen Gesellschaften oder Mandanten unterscheiden, bei denen Ihre Mitarbeiter beschäftigt sind. Jeder Mitarbeitergruppe können unterschiedlichen Zahlungszyklen zugeordnet werden.

Die Funktion sammelt für alle Mitarbeiter sämtliche Gehaltsbestandteile (Lohn, Gehalt, Boni, Sonderzahlungen, etc.) für die jeweilige Abrechnungsperiode ein und prozessiert daraus die tatsächlich auszuführenden Zahlungen. Auch Stundenlöhne und Provisionen werden automatisch gemäß den hinterlegten Regelwerken verarbeitet.

Zudem werden noch ergänzende Information wie Mitarbeiterzu- und abgänge, Krankheitstage sowie Stammdatenänderungen (z.B. Kontoinformationen) für die Übergabe an die Lohnabrechnung herangezogen.

Zur Weitergabe an die Lohnabrechnung stehen Standardschnittstellen für gängige Lohnabrechnungslösungen zur Verfügung. Alternativ können strukturierte Exceldateien für die Weitergabe automatisch erzeugt werden.


Funktionen und Integrationen
Lohn & Gehalt

  • Direktintegration für gängige Lohnabrechnungssysteme
  • Alle gängigen Gehaltsarten möglich (Lohn, Gehalt, Boni, …)
  • Unterschiedliche Arbeitgeber möglich
  • Diverse Zahlzyklen (wöchentlich, 2-wöchtentlich, halbmonatlich, monatlich)
  • Berücksichtigung von Stundenlohnabrechnung
  • Berechnung von Provisionszahlungen über konfigurierbare Regelwerke
  • Automatische Berücksichtigung von Eintritten und Austritten
  • Übergabe aller Stammdatenänderungen
  • Übergabe aller relevanter Abwesenheiten
  • Standardisiertes Austauschformat über Excel

Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit der Dormakaba Integration

Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in einer Lösung? Kein Problem! Mit der Integration zu Dormakaba, dem Weltmarktführer im Bereich Zeiterfassung/elektronische Zutrittskontrolle müssen Sie sich ab sofort nicht mehr um verschiedene Systeme kümmern. Sie finden alles in Ihrer vertrauten HR for Dynamics Lösung.

Sie können ganz einfach festlegen, welcher Mitarbeiter Zutritt zu welchen Eingängen und Türen hat, indem Sie Mitarbeitern Zugangsgruppen zuweisen. Mit der Integration müssen Sie sich nicht auf eine Art der Zeiterfassung festlegen - auch eine Kombination aus physischen Stechuhren von Dormakaba und der virtuellen Stechuhr von HR for Dynamics ist möglich.

Mitarbeiter können ihre Zeiten genau dort stechen, wo sie gerade sind: am Terminal an der Eingangstür am Morgen, vor der Mittagspause am Rechner oder Zuhause im Homeoffice! Alle Zeitstempel werden in der Lösung zusammengeführt und sind auf einen Blick sichtbar.

Gesundheit und Sicherheit sind Priorität

Das Modul Gesundheit & Sicherheit bietet ein professionelles Gesundheitsmanagement, um Unfälle und Krankheitsausbrüche in Ihrem Unternehmen zu vermeiden.

Sie können festlegen, welche (Vorsorge)Untersuchungen für welche Mitarbeiter Ihres Unternehmens relevant sind und wie oft diese durchgeführt werden sollen. Steht ein Gesundheitscheck zur Erneuerung an, erhält der Mitarbeiter automatisch eine Meldung, die ihn daran erinnert. Die Nachricht können sich die Mitarbeiter an ihr Microsoft Teams, Outlook oder der Microsoft ToDo App senden lassen.

Als HR Manager behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick über überfällige und anstehende Checks und haben die Vorsorge der Mitarbeiter somit immer im Blick.


Arbeitsunfälle erfassen und automatisiert dokumentieren

Im Falle eines Arbeitsunfalls wird sichergestellt, dass alle wichtigen Informationen dokumentiert werden. Mit Hilfe der intuitiven Eingabemaske können sämtliche Daten so erfasst werden, wie sie zum Beispiel von der Berufsgenossenschaft benötigt werden. Formularbasierte und standardisierte Exportfunktionen erleichtern die Weitergabe an Versicherungen usw. Sie müssen alle Daten nur einmal erfassen und keine weiteren Dokumente ausfüllen.

Unfallmeldung und Abwesenheitsmanagement laufen Hand in Hand: Resultiert aus dem Arbeitsunfall des Mitarbeiters eine Arbeitsunfähigkeit, so muss kein extra Krankheitsantrag mehr gestellt werden. Die Daten werden an einem einzigen Ort verwaltet.


Die Gesundheit & Sicherheit Highlights im Überblick

  • Vorsorgemanagement für Ihre Mitarbeiter, um Arbeitsunfällen vorzubeugen
  • Zuweisen von Gesundheitschecks an alle oder ausgewählte Mitarbeiter
  • Automatische Benachrichtigung über bevorstehende Gesundheitschecks
  • Überblick über anstehende und fällige Untersuchungen für HR
  • Dokumentation aller relevanten Informationen für die Berufsgenossenschaft bei Arbeitsunfällen
  • Automatisches Ausfüllen erforderlicher Dokumente durch das System
  • Erfassung von Unfallhergang, Zeitpunkt, Ersthelfer, Schweregrad der Verletzung, etc.
  • Zuordnung des Arbeitsunfalls zu Mitarbeitern per Drop-Down-Liste
  • Sicherstellung von Meldepflichten über definierbare Arbeitsabläufe
  • Automatische E-Mail-Benachrichtigung in Outlook von Vorgesetzten und HR-Abteilung
  • Schnelle Abwicklung des Arbeitsunfalls durch automatisierte Outlook-Aufgaben
  • Automatisiertes Abwesenheitsmanagement im Falle von Arbeitsunfähigkeit

Disziplinarmaßnahmen verwalten

Disziplinarmaßnahmen lassen sich mit wenigen Mausklicks dokumentieren und nachverfolgen. Neben der Beschreibung des Fehlverhaltens lassen sich auch mögliche Konsequenzen hinterlegen. Sämtliche Disziplinarmaßnahmen erscheinen automatisch in der digitalen Personalakte und können bei Bedarf in druckfertige Word-Dokumente exportiert werden.

  • Von der mündlichen Ermahnung bis zur schriftliche Abmahnung
  • Fehlverhalten lässt sich detailliert beschreiben
  • Konsequenzen bei wiederholtem Fehlverhalten können hinterlegt werden
  • Disziplinarmaßnahme erscheint in der digitalen Personalakte
  • Export in Word-Dokument per Mausklick
  • Automatische E-Mail-Benachrichtigung in Outlook von Vorgesetzten und HR-Abteilung möglich

Ein unternehmensweiter Mitarbeiterkalender

In Microsoft Dynamics 365 und Office 365 hat jeder Mitarbeiter seinen Kalender. Diesen kann er über den am PC in Outlook, am Smartphone, usw. einsehen. Er pflegt dort Termine und organisiert sich darüber.

DDie HR Lösung integriert sich vollständig in diesen Kalender, out-of-the-box in allen Abteilungen für alle Mitarbeiter - sofort verfügbar und immer synchron.

Damit verschmilzt, was zusammengehört: HR und die Mitarbeiter.

  • Urlaubsplanung auf einen Blick mit den Kollegen abgestimmt
  • Schnelle Terminfindung mit Kollegen aus anderen Abteilungen
  • Anstehende eigene Trainings im Kalender sehen
  • Trainingstermine Verfügbarkeitsabfrage Teilnehmer in Sekunden
  • Das MEG, eigene Fristen, uvm. direkt im eigenen Kalender sichtbar
  • Kurze Abwesenheiten inkl. der von Kollegen sehen
  • Längere Abwesenheiten (Elternzeit, Auszeit, usw.) im relevanten Umfang sichtbar
  • Immer derselbe Kalender: mobil, offline und auf jedem Gerät

Fähigkeiten von Mitarbeitern finden

Sie suchen intern nach einem Mitarbeiter, der eine ganz bestimmte Fähigkeit besitzt? Reduzieren Sie Ihre Recherche auf ein paar wenige Klicks. In der Fähigkeitenübersicht haben Sie die Möglichkeit, über ein Eingabefeld direkt nach der gewünschten Fähigkeit zu suchen.

Nutzen Sie den Filter, um sich nur Mitarbeiter anzeigen zu lassen, die in einer bestimmten Abteilung arbeiten oder die eine konkrete Fähigkeitsstufe besitzen.

  • Finden Sie Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten per Mausklick
  • Fähigkeit über Suchfeld suchen oder im Drop-Down-Menü auswählen
  • Weitere Filterung nach Fähigkeitstyp, Fähigkeitsstufe, Abteilung etc. möglich
  • Beliebte Suchen und Filter speichern und immer wieder nutzen
  • Sofortiger Überblick über abteilungsweiten Fähigkeitsstand
  • Bei Bedarf direkt ein Training organisieren - Mitarbeiter erhalten automatische eine Outlook-Einladung  

Microsoft Outlook und die HR Administration

Sie können Ihre komplette Personalverwaltung im vertrauten Microsoft Outlook erledigen. Direkt neben dem Posteingang finden Sie Bewerber, die digitale Personalakte oder wichtige Auswertungen und Fristen.

Alternativ können Sie aber natürlich auch Ihren Lieblings-Webbrowser oder Ihr Smartphone nutzen. So wird Personalmanagement kinderleicht.

  • Personalmanagement in Outlook
  • Kein zusätzliches HR Programm mehr erlernen müssen
  • Alle Funktionen vom Zeugnisgenerator bis zum OrgChart direkt in Outlook
  • Direkt auf Dokumente zugreifen können
  • Mit Outlook offline arbeiten und Daten später zurück synchronisieren
  • Flexibles Arbeiten im Webbrowser, wo es Ihnen gerade passt
  • Alternativ mobiles Arbeiten an jedem Android, Microsoft oder Apple Smartphone

HR für Dynamics live erleben

Erleben Sie innovativstes HR Management im Microsoft Ecosystem live! In einer Online-Präsentation zeigt Ihnen einer unserer HR Experten aus Ihrer Region Lösungsansätze für Ihre individuellen Anforderungen und Sie lernen innovative HR Best Practises kennen.


Was genau bringen Ihnen die 60 Minuten Live Präsentation?

  • Sie sehen innovative Lösungsansätze für Ihre geplanten Verbesserungen im HR
  • Sie erhalten einen vertieften Eindruck über die Lösung
  • Ihre Fragen aus HR und IT sind umgehend beantwortet
  • Sie sind in der Lage den Nutzen für Ihr Unternehmen besser einzuschätzen

Integrierte und automatisierte Personalverwaltung jetzt live erleben



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