Anwendungsfall
Fall 1: Überbuchung eines Urlaubsanspruches
Die Mitarbeiterin Anna Schmidt hat für das laufende Jahr 2020 für die Abwesenheitsart Urlaub einen Urlaubsanspruch in Höhe von 28 Tagen. Für dieses Jahr plant sie einen langen Sommerurlaub in Übersee. Deshalb stellt sie vom 1. Juli 2020 bis zum 9. August 2020 einen Urlaubsantrag, der ihren gesamten Urlaubsanspruch von 28 Tagen aufbraucht. Während ihres Urlaubs wird ihr Rückflug nach Hause gestrichen und der nächste Flug ist erst in 5 Tagen verfügbar. Daher muss sie ihren Urlaub verlängern. Ihr HR-Manager genehmigt den Antrag. Nun hat Anna 33 Tage Urlaub genommen und ihr Urlaubsanspruch von 28 Tagen ist um 5 Tage überbucht.
Was geschieht mit Annas Abwesenheitsübersicht?
Vor Rollup 31 wurde der "Genommen" Wert des Anspruchs auf 33 Tage und der "Verbleibende" Wert auf 5 Tage negativ aktualisiert.
Mit dem neuen Update sieht die Urlaubszusammenfassung wie folgt aus: Der Urlaubsanspruch mit 28 Tagen ist nicht mehr überbucht. Es wird automatisch ein neuer Anspruch mit 0 Tagen angelegt, der die überbuchte Anzahl von Tagen enthält. Das bedeutet auch, dass für jeden überbuchten Urlaubsantrag eine Urlaubsaufteilung erstellt wird, die automatisch einen neuen Urlaubsanspruch mit dem Betrag Null anlegt.
Um herauszufinden, wie die Verrechnung eines negativen Urlaubsanspruchs mit einem zusätzlich gewährten Anspruch funktioniert, gehen Sie bitte zu Fall 1a. Wie ein Fall aussieht, wenn der negative Urlaubsanspruch in das nächste Geschäftsjahr übertragen wird, finden Sie unter Fall 1b.
Fall 1.a: Verrechnung eines negativen Urlaubsanspruchs mit einem zusätzlichen Anspruch
Nachdem Anna aus dem Urlaub zurück ist, hat sie im Herbst ihr jährliches Mitarbeitergespräch. Um ihre harte Arbeit anzuerkennen, gewährt Annas Personalleiterin ihr zusätzlich 6 Tage Urlaub. Da sie dem Unternehmen noch 5 Tage aus ihrem verlängerten Sommerurlaub schuldet, erhält sie nicht den vollen Anspruch von 6 Tagen. Der neue Anspruch wird sofort mit dem negativen Restanspruch verrechnet. Somit bleibt nur noch ein Tag als Resturlaubsanspruch übrig, den Anna nutzen kann.
Fall 1.b: Verrechnung eines übertragenen negativen Urlaubsanspruchs mit neu ausgerolltem Jahresurlaub
Für ihren verlängerten Sommerurlaub schuldet Anna dem Unternehmen 5 Tage Urlaub. Wie oben erläutert, wird dieser Anspruch auf "Übertrag in neue Periode" gesetzt, so dass er auf das nächste Geschäftsjahr 2021 übertragen wird. Zu Beginn des nächsten Geschäftsjahres wird ihr neuer Jahresurlaubsanspruch von 28 Urlaubstagen eingeführt. Da sie dem Unternehmen jedoch ab dem Jahr 2020 noch 5 Tage schuldet…
…wird dieser Anspruch auf ihren neu ausgerollten Jahresurlaubsanspruch von 28 Tagen angerechnet. Da der negative Urlaubsanspruch sofort von ihrem neuen positiven Anspruch abgezogen wird, kann sie im Jahr 2021 nur 23 Urlaubstage in Anspruch nehmen. So sieht die Abwesenheitsübersicht aus:
Der positive Anspruch von 28 Tagen wird als "Ausgleich von" verwendet und gleich Annas übertragene negative Tage aus.