1. Allgemeine Informationen
Benutzern Lizenzen zuweisen
Addons von unserer Website herunterladen
Importieren von Addons
Microsoft Flow und Dynamics 365 verbinden
Konfiguration der DI Service Integration für XING und StaffHub
Erweiterte Suche deaktivieren
Workflows anpassen und automatische E-Mails personalisieren
Bulk-Import von Datensätzen
Benutzern Lizenzen zuweisen
Bitte loggen Sie sich in Dynamics 365 ein und wechseln Sie zu der App HR HUB, sollte diese noch nicht ausgewählt sein.
Wechseln Sie unten links auf die Einstellungen und navigieren Sie anschließend zu Lizenzzuweisungen unter Lizenzierung und klicken Sie auf Neu.
Wählen Sie nun den Nutzer aus, sowie den Lizenztyp den Sie ihm zuweisen möchten. Belassen Sie die Option Rollen automatisch zuweisen auf Ja, werden dem Benutzer direkt die konkreten Sicherheitsrollen zugewiesen.
Sollten Sie den gewünschten Benutzer nicht auswählen können, stellen Sie bitte sicher, dass der Nutzer zuvor in Dynamics 365 angelegt wurde.
Speichern & Schließen Sie ihre Änderungen.
Addons von unserer Website herunterladen
Abhängig vom Funktionsbereich, den Sie konfigurieren, benötigen Sie gegebenenfalls zusätzliche Dateien. Diese sind für Sie kostenfrei und können im Kundenportal heruntergeladen werden: Direktlink zur Downloadseite (nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung gestellten Logindaten, die Sie bereits für den Download der Lösung benutzt haben)
Auf der Download-Seite beantworten Sie bitte die Fragen und alle Downloads, die für die von Ihnen verwendete Version verfügbar sind, werden angezeigt. Klicken Sie einfach auf die Links und laden Sie die Dateien herunter.
Hinweis: Entpacken Sie die heruntergeladenen Dateien nicht, es sei denn, es wird in der Anleitung explizit erwähnt.
Importieren von Addons
Loggen Sie sich in Dynamics 365 ein und öffnen Sie die Erweiterten Einstellungen
Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Einstellungen -> Lösungen
Klicken Sie in der Menüleiste auf Importieren
Klicken Sie auf Browse, wählen Sie die Addonlösung aus und klicken Sie auf Open
Bestätigen Sie die Auswahl der korrekten Addonlösung mit einem Klick auf Weiter
Der Dialog importiert nun die Addonlösung und bereitet die Installation vor.
Sie erhalten eine weitere Übersicht und können ein letztes mal prüfen, ob es sich um die korrekte Addonlösung handelt. Klicken Sie dann auf Weiter
Überprüfen Sie, ob der Haken bei Sämtliche in der Lösung enthaltene Verarbeitungsschritte für SDK-Mitteilungen aktivieren gesetzt ist und klicken Sie auf Importieren
Microsoft Flow und Dynamics 365 verbinden
Laden und importieren Sie Addon: Dynamics HR Management Flows (weitere Informationen zum herunterladen und importieren von Addons finden Sie auf dieser Seite weiter oben)
Besuchen Sie Microsoft Flow und loggen Sie sich mit Ihren Dynamics 365 Administrator Daten ein
Öffnen Sie rechts oben die Einstellungen (Zahnrad) und wählen Sie Verbindungen
Klicken Sie auf Neue Verbindung
Enter Dynamics 365 in the search field and select the match
Klicken Sie auf Erstellen. Eventuell müssen Sie die Verbindung bestätigen, indem Sie erneut Ihre Administrator Daten eingeben.
Nach wenigen Momenten ist die Verbindung hergestellt und zeigt den Status Verbunden
Sie können nun die Flows, die Sie nutzen möchten, konfigurieren.
Öffnen Sie zunächst Projektmappen und anschließend Dynamics HR Management Flows (es handelt sich hier um ein Addon, das zuvor importiert werden muss)
Öffnen Sie nun den Flow, den Sie konfigurieren wollen
Klicken Sie im Bereich Verbindungen auf Bearbeiten
Klicken Sie oben rechts erneut auf Bearbeiten
Öffnen Sie nun die Verbindungen und wählen Sie die zuvor erstelle Verbindung aus
Wählen Sie nun Ihre Organisation aus und bestätigen Sie die Konfiguration mit einem Klick auf Speichern in der rechten oberen Ecke
Wiederholen Sie die letzten Schritte für alle Flows, die Sie verwenden möchten
Konfiguration der DI Service Integration für XING und StaffHub
Access Permission
Besuchen Sie https://diserviceintegration.azurewebsites.net/ und loggen Sie sich mit Ihrem Dynamics 365 Administrator Account ein.
Akzeptieren Sie die Berechtigungsanfrage. Sollte keine Berechtigungsanfrage erscheinen, wurde diese bereits erteilt.
Vorbereitung
Loggen Sie sich in Dynamics 365 ein und öffnen Sie die Erweiterten Einstellungen
Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Einstellungen -> Anpassungen
Öffnen Sie System anpassen
Erweitern Sie in der Seitenleiste die Entität Benutzer (1) und wählen Sie Formulare (2) aus.
Sollte hier kein Anwendungsbenutzer sein, fahren Sie mit der Vorbereitung fort. Ansonsten können Sie direkt zur Konfiguration übergehen.
Falls das Formular Anwendungsbenutzer nicht vorhanden ist:
Öffnen Sie die Ansicht Inaktive Formulare (1), wählen Sie Anwendungsbenutzer (2) und klicken Sie auf Aktivieren (3).
Klicken Sie abschließend auf Alle Anpassungen veröffentlichen (4)
Konfiguration
Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Einstellungen -> Sicherheit
Öffnen Sie Benutzer
Ändern Sie die Ansicht auf Anwendungsbenutzer und klicken Sie in der Menüleiste auf + Neu
Wechseln Sie die Ansicht auf Anwendungsbenutzer, füllen Sie die Felder aus und Speichern Sie den Datensatz
Sie können den Benutzernamen, den vollen Namen und die E-Mail Adresse frei eingeben, lediglich die Anwendungs-ID ist von uns vorgegeben.
Anwendungs-ID: 8c445924-1ce9-4d09-b62c-ab17c9071c24
Die gesperrten Felder werden nun automatisch befüllt.
Klicken Sie nun in der Menüleiste auf Rollen verwalten
Markieren Sie xRM1 Service Integration und bestätigen Sie mit OK
Besuchen Sie nun wieder https://diserviceintegration.azurewebsites.net/ und loggen Sie sich mit ihrem Dynamics 365 Administrator Account ein.
Falls nötig, wählen Sie Ihre Organisation aus.
Sie können nun mit jeweils einem Klick Xing und StaffHub mit Dynamics 365 verbinden.
Klicken Sie lediglich auf das entsprechende Symbol und loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein.
Denken Sie daran, dass Sie, um auf Xing Stellenangebote schalten zu können, einen Xing Premium Account benötigen.
Erweiterte Suche deaktivieren
Je nach Konfiguration Ihres Sicherheitskonzepts, kann die Möglichkeit bestehen, dass jemand mit Hilfe der Erweiterten Suche auf Datensätze zugreifen kann, die er aus Gründen des Datenschutzes nicht sehen darf oder soll.
Um dies in jedem Fall zu verhindern, bieten wir Ihnen eine kleine kostenfreie Erweiterung an, um die Erweiterte Suche zu deaktivieren. Konkret bedeutet dies, dass zwar jeder die Erweiterte Suche öffnen kann, jedoch der Knopf für die Ergebnisse nicht für jeden sichtbar und somit nicht nutzbar ist.
Die Suche kann anschließend nur noch von Leuten benutzt werden, die durch ihre Nutzerrolle Neue Mitarbeiter anlegen dürfen.
Achtung: Sollten Sie weitere Module in Dynamics 365 (etwa Sales oder Marketing) nutzen, kann es sein, dass eventuell berechtigte Personen die Erweiterte Suche nicht mehr nutzen können, da beispielsweise die Sicherheitsrolle Sales Director nicht automatisch die Berechtigung zum Anlegen neuer Mitarbeiter gestattet.
Sie können die Erweiterung aus dem Kundenportal auf unserer Website laden: Addon: Deactivate Advanced Find
Mehr Informationen über das Herunterladen von Erweiterungen finden Sie hier: Erweiterungen herunterladen
Workflows anpassen und automatische E-Mails personalisieren
Einige Workflows in Dynamics HR Managementerstellen Aufgaben oder verschicken E-Mails an bestimmte Nutzer. Die Texte dieser Aufgaben können einfach personalisiert werden.
Loggen Sie sich in Dynamics 365 ein und öffnen Sie die Erweiterten Einstellungen
Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Einstellungen -> Prozesse
Nutzen Sie die Suchfunktion und öffnen Sie den Workflow, den Sie personalisieren wollen
Deaktivieren Sie den Workflow
Suchen Sie in den Workflow Schritten nach Schritten, die eine Email oder eine Aufgabe erstellen und klicken Sie daneben auf Eigenschaften festlegen
Es öffnet sich der E-Mail Editor. hier können Sie einfachen Text oder auch dynamischen Content eingeben.
Sobald Sie die Personalisierung der E-Mail abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern & Schließen
Klicken Sie abschließend auf Aktivieren
Bulk-Import von Datensätzen
Loggen Sie sich in Dynamics 365 ein und öffnen Sie die Erweiterten Einstellungen
Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> Einstellungen -> Datenverwaltung
Öffnen Sie Importe
Klicken Sie in der Menüleiste auf Daten importieren
Wählen Sie nun zunächst die Datei aus, die Sie importieren möchten und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie anschließend, dass Sie Keine Duplikate zulassen möchten und bestätigen Sie den Import mit Absenden
Je nach Anzahl der Datensätze kann der Import einige Minuten in Anspruch nehmen. Abschließend sollten Sie dann sehen, dass alle Datensätze erfolgreich importiert wurden
