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Dynamics Personalverwaltung

Dynamics Personalverwaltung stellt alle wichtigen Funktionen für die Mitarbeiterorganisation in Microsoft Dynamics 365 und Office 365 zur Verfügung.

In der digitalen Personalakte haben Sie alles auf einen Blick. Zeitraubende Routineaufgaben übernimmt die Software.

Mitarbeiter erstellen Anträge im Self-Service-Portal und fragen dort Informationen wie Resturlaub selbst ab. Dadurch sparen alle viel Zeit.

  • Digitale Personalakte
  • Personalplan
  • Dokumentenmanagement
  • Urlaub und Abwesenheit
  • Verträge und Zielvereinbarungen
  • Erinnerungen an relevante Fristen
  • Medizinische Untersuchungen
  • Disziplinarmaßnahmen

Alles in einem System

Ihr komplettes HR-Management findet in Zukunft in einer einzigen Lösung statt. Sie erfassen Daten nur einmal und nutzen nur noch ein Passwort - Ihr Windows Passwort.

Schluss mit Urlaubsanträgen und allen anderen Arbeitsabläufen, die in mehreren Programmen verwaltet werden müssen.

  • Nur noch ein Programm für die komplette Mitarbeiterverwaltung
  • Alle Daten nur noch ein einziges Mal erfassen
  • Mitarbeiter geben ihre Anträge direkt in das System ein
  • Mitarbeiter fragen Resturlaub usw. selbst im System ab
  • Übergreifende Auswertungen auf Knopfdruck
  • Sie nutzen auch nur noch ein einziges Passwort - Ihr Windows Passwort
  • Sparen Sie Zeit und damit Geld - viel Geld!!!

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist der zentrale Einstiegspunkt in Dynamics Personalverwaltung. Alle Blickwinkel auf den Mitarbeiter sind hier zentral verfügbar.

  • Kontakt- & Vertragsdaten
  • Gehaltsdaten & Gehaltsentwicklung
  • Schriftverkehr & gescannte Dokumente
  • E-Mails & Telefonnotizen
  • Informationen zu Ausbildungen & Fortbildungen
  • Skills & Entwicklung
  • Organisationszugehörigkeit & Ausstattung
  • Mutterschutz, Elternzeiten & Fehlzeiten
  • Daten aus den Fachabteilungen, z.B. Provisionen aus Sales

Integrierte Personalakte 2.0

Bei klassischen HR Programmen aus Zeiten der IT-Inseln konnten Sie in der digitalen Personalakte einige bis viele Mitarbeiterdaten verwalten.

Mit Dynamics Personalverwaltung sehen Sie ALLE relevanten Daten des Mitarbeiters in seiner digitalen Personalakte - auch die Daten aus anderen Abteilungen, wie:

  • Provisionen aus dem Sales Bereich
  • Stundenbuchungen aus der Zeitwirtschaft
  • Kundenzufriedenheit aus dem Customer Service
  • Projektstunden aus dem Projektmanagement
  • Fehlzeiten aus der Fertigung

Aber wie geht das? Die Microsoft Dynamics 365 Business Plattform ermöglicht direkt nach der Inbetriebnahme die uneingeschränkte Zusammenarbeit von HR, Fachabteilungen und Mitarbeitern - ohne langwierige Integrationsprojekte!

Best Practice Arbeitsabläufe

In Dynamics Personalverwaltung sind bereits zahlreiche Best Practice Geschäftsprozesse hinterlegt, die sich in der Praxis bewährt haben. Damit profitieren Sie von der Erfahrung von tausenden Kunden in Ihrer Branche.

Ein Konfigurationsassistent hilft Ihnen mit den für Ihr Unternehmen passenden Voreinstellungen zu starten. Sie können die Arbeitsabläufe an Ihre individuellen Arbeitsabläufe anpassen oder aber Sie erstellen ganz einfach Ihre eigenen Prozessabläufe.

Vollständige Automatisierung von Arbeitsabläufen

Viele Prozesse lassen sich sogar vollständig automatisieren. Routinemäßige Personalaufgaben können weitgehend entfallen.

Hier einige Beispiele:

  • Vollständige Automatisierung der Urlaubsantragsverwaltung
  • Berücksichtigung von regionsspezifischen Feiertagen
  • Vollautomatisierte Verwaltung von Krankmeldungen
  • Berechnung und Abrechnung von Spesen
  • Automatische Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen
  • u.v.m.

Microsoft Outlook und mehr...

Mit Dynamics Personalmanagement können Sie Ihre komplette Personalverwaltung im vertrauten Microsoft Outlook erledigen. Direkt neben dem Posteingang finden Sie Bewerber, die digitale Personalakte oder wichtige Auswertungen und Fristen.

Alternativ können Sie aber natürlich auch Ihren Lieblings-Webbrowser oder Ihr Smartphone nutzen. So wird Personalmanagement kinderleicht.

  • Personalmanagement in Outlook
  • Kein zusätzliches HR Programm mehr erlernen müssen
  • Termine mit Bewerbern direkt im Outlook Kalender
  • Urlaubsfreigaben als E-Mail oder Outlook Aufgaben
  • Flexibles Arbeiten im Webbrowser, wo es Ihnen gerade passt
  • Mit Outlook offline arbeiten und Daten später zurück synchronisieren
  • Mobiles Arbeiten an jedem Android, Microsoft oder Apple Smartphone

Dokumentvorlagen

Dynamics Personalverwaltung verfügt über eine große Bibliothek an Vertragsvorlagen und Dokumentvorlagen zu allen Bereichen des HR-Managements. Starten Sie out-of-the-box mit den Best Practice Vorlagen von Firmen aus Ihrer Branche oder erstellen Sie Ihre eigenen Vorlagen. 

Erstellen Sie aus diesen Templates per Knopfdruck unterschriftsreife Verträge, Anschreiben, etc. im Word-Format. Alle relevanten Personaldaten werden dabei automatisch eingefügt. Sie können das fertige Dokument weiterbearbeiten, ausdrucken und automatisch an die Personalakte hängen.

  • Bibliothek an Dokumentvorlagen zu allen HR-Bereichen
  • Verträge, Abmahnungen, Kündigungen, Anschreiben, etc.
  • Vorlagen individuell modifizierbar
  • Automatische Anreicherung mit Personaldaten
  • Unterschriftsreifes Dokument kann weiterbearbeitet werden
  • Eigene Vorlagen ergänzen und nutzen

Arbeitsunfälle

Im Falle eines Arbeitsunfalls stellt Dynamics Personalverwaltung sicher, dass alle wichtigen Informationen dokumentiert werden. Mit Hilfe der intuitiven Eingabemaske können sämtliche Daten so erfasst werden, wie sie zum Beispiel von der Berufsgenossenschaft benötigt werden.

  • Dokumentation aller relevanten Informationen für die Berufsgenossenschaft
  • Erfassung von Unfallhergang, Zeitpunkt, Ersthelfer, Schweregrad der Verletzung, etc.
  • Zuordnung des Arbeitsunfalls zu Mitarbeitern per Drop-Down-Liste möglich
  • Sicherstellung von Meldepflichten über definierbare Arbeitsabläufe
  • Automatische E-Mail-Benachrichtigung in Outlook von Vorgesetzten und HR-Abteilung möglich
  • Schnelle Abwicklung des Arbeitsunfalls durch automatisierte Outlook-Aufgaben möglich   

Disziplinarmaßnahmen

Disziplinarmaßnahmen lassen sich in Dynamics Personalverwaltung mit wenigen Mausklicks dokumentieren und nachverfolgen. Neben der Beschreibung des Fehlverhaltens lassen sich auch mögliche Konsequenzen hinterlegen.

Sämtliche Disziplinarmaßnahmen erscheinen automatisch in der digitalen Personalakte und können bei Bedarf in druckfertige Word-Dokumente exportiert werden.

  • Von der mündlichen Ermahnung bis zur schriftliche Abmahnung
  • Fehlverhalten lässt sich detailliert beschreiben
  • Konsequenzen bei wiederholtem Fehlverhalten können hinterlegt werden
  • Disziplinarmaßnahme erscheint in der digitalen Personalakte
  • Export in Word-Dokument per Mausklick
  • Automatische E-Mail-Benachrichtigung in Outlook von Vorgesetzten und HR-Abteilung möglich

Arbeitsverträge

In Dynamics Personalverwaltung können Sie Arbeitsverträge schnell und intuitiv erstellen. Sparen Sie Zeit, indem Sie Vertragsvorlagen nutzen und diese bei Bedarf individuell anpassen. Neben Laufzeiten, Kündigungsfristen und Arbeitszeiten können Sie im Arbeitsvertrag auch Gehälter, Bonuszahlungen und Urlaubsansprüche hinterlegen und pflegen.

Per Mausklick können Sie sich den fertigen Vertrag als unterschriftsreife Word-Datei ausgeben lassen.

  • Alle Vertragsdaten an einem Platz
  • Laufzeiten, Kündigungsfristen und Arbeitszeiten hinterlegen
  • Vergütungen und Urlaubsansprüche individuell vergeben
  • Anpassbare Vertragsvorlagen
  • Export in unterschriftsreife Word-Datei
  • Übertragung in Personalakte erfolgt automatisch
  • Automatische Outlook-Erinnerung an Probezeitende und Befristung konfigurierbar

Ein einziger Kalender für alles

In Microsoft Dynamics 365 und Office 365 hat jeder Mitarbeiter seinen Kalender. Er sieht ihn am PC in Outlook, am Smartphone, usw. Er pflegt dort Termine und organisiert sich darüber.

Dynamics Personalverwaltung integriert sich vollständig in diesen Kalender, out-of-the-box in allen Abteilungen für alle Mitarbeiter - sofort verfügbar und immer synchron.

Damit verschmilzt, was zusammengehört: HR und die Mitarbeiter.

  • Urlaubsplanung auf einen Blick mit den Kollegen abgestimmt
  • Schnelle Terminfindung mit Kollegen aus anderen Abteilungen
  • Anstehende eigene Trainings im Kalender sehen
  • Trainingstermine Verfügbarkeitsabfrage Teilnehmer in Sekunden
  • Das MEG, eigene Fristen, uvm. direkt im eigenen Kalender sichtbar
  • Kurze Abwesenheiten inkl. der von Kollegen sehen
  • Längere Abwesenheiten (Elternzeit, Auszeit, usw.) im relevanten Umfang sichtbar
  • Immer derselbe Kalender: mobil, offline und auf jedem Gerät

Nach vorhandenen Fähigkeiten suchen

Sie suchen intern nach einem Mitarbeiter, der eine ganz bestimmte Fähigkeit besitzt? Dynamics Personalverwaltung reduziert Ihre Recherche auf ein paar wenige Klicks. In der Fähigkeitenübersicht haben Sie die Möglichkeit, über ein Eingabefeld direkt nach der gewünschten Fähigkeit zu suchen.

Nutzen Sie den Filter, um sich nur Mitarbeiter anzeigen zu lassen, die in einer bestimmten Abteilung arbeiten oder die eine konkrete Fähigkeitsstufe besitzen.

  • Finden Sie Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten per Mausklick
  • Fähigkeit über Suchfeld suchen oder im Drop-Down-Menü auswählen
  • Weitere Filterung nach Fähigkeitstyp, Fähigkeitsstufe, Abteilung etc. möglich
  • Beliebte Suchen und Filter speichern und immer wieder nutzen
  • Sofortiger Überblick über abteilungsweiten Fähigkeitsstand
  • Bei Bedarf direkt ein Training organisieren - Mitarbeiter erhalten automatische eine Outlook-Einladung  

Weitergabe von Dateien leicht gemacht

Es gibt eine Lösung für alle Ihre E-Mail-Anhänge, die wegen der Dateigröße nicht beim Bewerber, Mitarbeiter, externen Trainer oder Freelancer ankommen. Ihr Name ist Microsoft OneDrive. Direkt aus Dynamics Personalverwaltung können Sie damit alle Arten von Dateien wie z.B. PDFs, Word DOCs, Excel Sheets oder ZIP Dateien in Sekunden mit beliebig vielen Empfängern teilen.

OneDrive ist kinderleicht. Per Drag-and-Drop ziehen Sie Dateien auf einen oder mehrere Empfänger. Diese erhalten umgehend eine Nachricht und können die Dateien sofort herunterladen und bearbeiten - und umgekehrt hochladen.

  • OneDrive statt E-Mail-Anhänge
  • Unkompliziertes Weitergeben von Unterlagen
  • Teilen Sie beliebig große Dateien mit beliebig vielen Empfängern
  • Automatische Benachrichtigung der Empfänger
  • Benachrichtigung der Empfänger auch bei Updates von Dateien
  • Hohe Datensicherheit durch Microsoft Verschlüsselung


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