Rollup Update 31 verfügbar

Freitag, 30. Oktober 2020

Übersicht

Personalverwaltung

Verbesserter Genehmigungsprozess für die Stellenplanung
Veränderte Prozessierung von einmaligen Zahlungen

Recruiting

Trainingsorganisation

LMS365 Integration

Urlaub und Abwesenheit

Reiseorganisation

Konfigurationsmöglichkeiten für Verpflegungsmehraufwände verfügbar

Länderspezifika

Schweizer Feiertage für alle Kantone jetzt verfügbar

Verbesserungen Benutzeroberfläche

Rollup 31 entdecken

Testversion und Download

Personalverwaltung

Verbesserter Genehmigungsprozess für die Stellenplanung

Für die Planung und Genehmigung neuer Positionen steht jetzt ein optimierter Prozessablauf zur Verfügung. Der Prozess besteht aus 3 Stufen: "Beantragung", "Genehmigung" und "Verfügbarkeit".

In der ersten Stufe kann der Vorgesetzte alle erforderlichen Daten eingeben, um eine neue Stelle zu beantragen, einschließlich Stellenbeschreibung, Startdatum, Genehmigenden und Budget. Das Abteilungsfeld wird mit der Abteilung aus der Stellenbeschreibung vorbefüllt. Der Ausgangsstatus der Stellenbesetzung ist "Angefordert". Wenn der Antrag eingereicht wurde und der Prozess auf die Stufe "Genehmigung" gestellt wird, wird der Besetzungsstatus auf "In Genehmigung" gesetzt. Außerdem wird der verantwortliche Manager benachrichtigt und kann die Stelle entweder ablehnen oder genehmigen. Wenn die Position angenommen wurde, wird der Besetzungsstatus automatisch auf "Rekrutierung" gesetzt und zum nächsten Prozessschritt übergegangen. Falls die Position nicht genehmigt wurde, wird der Datensatz automatisch auf "Inaktiv" gestellt und der Besetzungsstatus auf "Abgelehnt" aktualisiert. Darüber hinaus wird der Status automatisch bezogen auf die jeweilige Prozessstufe der Position gesetzt, die noch manuell geändert werden kann. Nach der Genehmigung der Stelle wird automatisch die letzte Stufe des Prozesses erreicht und der Status wechselt auf "Rekrutierung". Sobald das Feld "Mitarbeiter" einen Wert enthält, wird der Besetzungsstatus auf "Besetzt" aktualisiert. Wenn der Mitarbeiter die Position verlässt und das Feld leer wird, ändert sich der Besetzungsstatus zu "Offen".

Veränderter Prozess von einmaligen Zahlungen

Einmalzahlungen mit einem Startdatum vor Beginn eines neuen Arbeitsvertrags werden nicht mehr kopiert, wenn dieser auf "Gültig" gesetzt wird. Auch Vergütungen im Statusgrund "Entwurf", die vor dem Startdatum des neuen Vertrags stattgefunden haben, werden nicht in den neuen Vertrag kopiert. Wenn die Vergütung nach dem Start des neuen Vertrags beginnt bzw. stattfindet, wird sie kopiert, sobald der Statusgrund "Entwurf" lautet. Außerdem haben Einmalzahlungen kein Enddatum mehr.

Recruiting

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Ansehen und Öffnen der Dokumente des Bewerbers direkt auf dem Zusammenfassungsreiter der Bewerbungsentität

Der neue Mini Document Viewer macht das Ansehen, Vergleichen und Verwalten von Bewerbungen jetzt noch einfacher. Eingehende Dokumente eines Bewerbers können mit einem Klick in einem neuen Browserfenster geöffnet werden. Tschüss automatische Downloads! Sie arbeiten zu jeder Zeit DSGVO konform und erhöhen auch Ihren Komfort deutlich: Sie müssen nie wieder nach abgelegten Lebensläufen, Bewerbungsschreiben etc. suchen und auch das Vergleichen von einkommenden Bewerbungen wird erleichtert.

Verbesserter Transfer von Bewerberinformationen zum Mitarbeiterprofil

Wenn ein Bewerber eingestellt wird, werden die Informationen aus dem Bewerberprofil nun direkt in das Mitarbeiterprofil übernommen. Das verbessert die Effizienz des Einstellungsprozesses und verringert die Fehlerquote erheblich.

In der Digitalen Personal-Akte im Reiter "Geschäftliche Daten" ist das Feld "Abteilung" bereits aus der Stellenausschreibung vorbefüllt, auf die sich der Bewerber beworben hat und für die er eingestellt wurde. Sobald der Mitarbeiter einer Abteilung zugeordnet ist, wird das Feld "Abteilungsleiter" durch einen neuen Workflow automatisch befüllt. Der Vorgesetzte des Mitarbeiters wird mit dem Vorgesetzten befüllt, der die Rückmeldung zur Bewerbung gegeben hat.

Auf dem Reiter "Personalverwaltungsdaten" wird das Feld "Mitarbeitertyp" standardmäßig auf aktiv gesetzt, wenn ein Mitarbeiterdatensatz erstellt wird. Unter anderem werden die Felder "Eingestellt am" und "Eingestellt von" sowie z. B. die Skype-ID des Bewerbers und sein Land/seine Region vorbefüllt.

Bewerber-Bewertung möglich

Die Bewertung von Bewerbern ist jetzt möglich. Diese Funktion ermöglicht es Personalverantwortlichen, ihre Bewerber zu bewerten, um sich auf den ersten Blick einen Überblick über die Eignung des Bewerbers für eine Stelle zu verschaffen. Der Rang kann über ein intuitives Fünf-Sterne-Rankingsystem vergeben werden. Die Top-Bewerber erhalten fünf Sterne und haben somit den Rang 5.

Trainingsorganisation

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LMS 365 Integration

HR for Dynamics bietet ab sofort eine direkte Integration zu LMS365, der Lernmanagement-Plattform für Microsoft Office 365. In HR for Dynamics können Sie alle Trainings (sowohl Online- als auch Präsenzkurse) Ihres Unternehmens weiterhin an einem zentralen Ort verwalten. E-Learning Kurse, die Sie im HR System erstellen, werden automatisch mit LMS 365 verknüpft. Durch die Mitarbeiter-Self-Services gelangen Teilnehmer zu LMS365, wo sie alle für sie wichtigen Online-Trainings, übersichtlich nach Kategorien sortiert, finden. Sämtliche Trainingsunterlagen können mit nur einem Klick abgerufen werden.

Auf LMS365 hat HR die volle Kontrolle über alle E-Learning-Trainings und kann Teilnehmer, Details und Inhalte zu Kursen ganz einfach verwalten. Auch Zertifikate und Fähigkeiten können mit den Online-Trainings verknüpft werden. Neben der Nutzung eigener Zertifikate ist es auch möglich, vorgefertigte Vorlagen der E-Learning Plattform zur Erstellung zu verwenden. Nach bestandenen Trainings können sich die Teilnehmer das Zertifikat ganz einfach herunterladen.

Lernen war noch nie so einfach!

Urlaub und Abwesenheit

Mehrtägige Abwesenheit kann stündlich genommen werden

Es werden Hilfestellungen für den Prozess der Beantragung von Urlaub auf Stundenbasis gegeben, wobei die manuelle Eingabe von Stunden möglich ist. Das System verhindert Eingaben mit falschen Daten. Ist z.B. das Feld "Ganztägiges Ereignis" angekreuzt, kann kein Stundenwert eingegeben werden, der von den Sollstunden dieses Arbeitstags abweicht. Diese Funktion ermöglicht eine genauere Planung der Abwesenheitszeiten für das Management und eine erhöhte Flexibilität für die Belegschaft. Im Standard sind die entsprechenden Einstellungen nur für die Abwesenheitsart "Überstunden" auf diese Weise vorkonfiguriert. In den Einstellungen der Abwesenheitsart kann jedoch jede Abwesenheitsart so konfiguriert werden, dass Stunden als Zeiteinheit und für die Dauer manuell in der Abwesenheitsmitteilung eingegeben werden können.

Wenn eine Abwesenheitsmitteilung für einen halben freien Tag erstellt und gespeichert wird, zeigt das Feld "Stunden" standardmäßig die Hälfte der Sollstunden des Mitarbeiters an dem spezifischen Datum an (z.B. 4 Stunden für einen Arbeitstag von 8 Stunden). Der Benutzer kann die Dauer des Urlaubsantrags auf einen beliebigen Betrag ändern, der weniger als die vollen 8 Stunden beträgt. Wenn er 9 Stunden eingibt, wird das System einen Fehler ausgeben, der den Benutzer daran erinnert, dass es in diesem Fall nur möglich ist, eine Dauer von mindestens 0,1 bis 7,9 Stunden für einen Urlaubsantrag für einen halben Tag einzugeben.

Ausgleich von negativ verbleibenden Tagen durch positive Ansprüche möglich

Die Lösung unterstützt die Verrechnung von Urlaubsansprüchen. Beim Anlegen oder Aktualisieren des Anspruchs bzw. des genommenen Teils des Urlaubsanspruchs prüft das System, ob ein zu verrechnender Urlaubsanspruch vorhanden ist. Die Verrechnung eines Abwesenheitsanspruchs bedeutet die Deckung negativer Resturlaubsansprüche mit positiven bestehenden Abwesenheitsansprüchen. Wenn z.B. ein Mitarbeiter seinen Urlaubsanspruch überbucht hat und später einen neuen Abwesenheitsanspruch erhält, oder wenn ein negativer Restanspruch in das nächste Geschäftsjahr vorgetragen wird, so wird zunächst der neue Abwesenheitsanspruch zur Verrechnung des negativen Anspruchs verwendet und anschließend kann der Restanspruch zur Beantragung von Abwesenheit verwendet werden.

Die Verrechnung wird über eine neue Entität "Abwesenheitsanspruchsausgleich" abgewickelt, die zwei Abwesenheitsansprüche miteinander verbindet und ausgleicht. Der Betrag des Abwesenheitsanspruchsausgleichs stammt vom Anspruch "Ausgleich Von" und wird an "Ausgleich Für" übergeben. Urlaubsansprüche, die zum Ausbuchen eines positiven Restanspruches nach dem Enddatum eines Urlaubsanspruchs entstehen, werden nicht verrechnet. Um dies zu gewährleisten, wird im Hintergrund gekennzeichnet, dass es sich um einen ausgebuchten Restanspruch handelt. Datensätze, bei denen die Markierung (Boolean Wert) auf "Ja" gesetzt ist - was für den Fall, dass das Feld leer ist, als Standard genommen wird - werden weder für die Verrechnung von Urlaubsansprüchen noch für die Verknüpfung mit einer Urlaubsverrechnung berücksichtigt. Der Datensatz bezieht sich nur auf den Elternurlaubsanspruch, von dem er ausgebucht ist.

Überbuchung von Urlaubsansprüchen möglich

Ein Urlaubsanspruch kann nicht mehr überbucht werden. Falls der Urlaubsantrag eines Mitarbeiters genehmigt wird, der den Betrag der Urlaubsansprüche übersteigt, werden die überbuchten Tage in einem eigenen Anspruch gesammelt. Das bedeutet, dass für jeden überbuchten Urlaubsantrag ein Urlaubsanspruch mit dem Betrag Null für einen neuen Urlaubsanspruch angelegt wird. Dieser Urlaubsanspruch hat ein Startdatum, das dem Beginn des Urlaubsantrags entspricht. Der automatisch erzeugte Urlaubsanspruch bei Überbuchungen ist standardmäßig bis zum Ende des Geschäftsjahres gültig und die Behandlung Verbleibender auf "Übertrag in neue Periode" gestellt. Das "Übertragung bis"-Datum (früher "Verfallsdatum" genannt) ist standardmäßig bis zum Ende des nächsten Geschäftsjahres gültig, kann aber geändert werden.

Ausführung von Abwesenheitsübertrag und Ausrollen von Ansprüchen mit Power Automate

Um ein klares Verständnis der Optionen für die Übertragung von Urlaubsansprüchen zu gewährleisten, wurde das "Verfallsdatum" in "Übertragung bis" umbenannt. Dieses Datum wird nur verwendet und kann nur dann ausgefüllt werden, wenn als verbleibende Behandlung "Übertragung in neue Periode" gewählt ist. Bei der Auswahl von "Ausbuchen" wird ein eventuell verbleibender positiver Resturlaubsanspruch nach seinem Enddatum ausgebucht, d.h. es wird ein negativer Verrechnungsanspruch mit der gleichen Anzahl von Tagen geschaffen. Wie bisher löst die verbleibende Behandlung "Keine Aktivität" keine Aktionen aus. Es ist jedoch nur möglich, diese Option zu wählen, wenn das Ende des Urlaubsanspruchs dem Ende des Geschäftsjahres entspricht. Sie können jedoch weiterhin "Individuelle Übertragungen" von Urlaubsansprüchen durchführen, indem Sie Ihr eigenes benutzerdefiniertes Verfahren erstellen oder verwenden.

Gewährleistung einer korrekten Dateneingabe für den Übertrag von Ansprüchen

Urlaubsansprüche können nur unter Einhaltung der korrekten Einstellungen für den Übertragungsprozess erstellt werden. Fehlerhafte Dateneingaben werden vom System verhindert.

Weiterführende Informationen und konkrete Beispiele über die Veränderungen in den Abwesenheiten finden Sie in diesen Anwendungsfällen.

Reiseorganisation & Belegerfassung

Konfigurationsmöglichkeiten für Verpflegungsmehraufwände verfügbar

Für die Berechnung von Verpflegungspauschalen stehen jetzt erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung. Sie können die Entfernung, für die die Pauschale berücksichtigt werden soll, nicht nur für Inlandsreisen, sondern auch für Inlands- und Auslandsreisen einstellen. Zusätzlich haben Sie die folgenden verschiedenen Möglichkeiten zur Berechnung des Reisetagessatzes:

Wie ganztägig: es wird immer der volle Tagessatz für die gewählte Reisedistanz berücksichtigt
Spezifischer Tagessatz: Wenn die Dauer weniger als 24 Stunden beträgt, entspricht die Tagespauschale dem Betrag "Reisetag oder > x h", der unter "Reiseziel" zu finden ist.
Stundenberechnung: berechnet nur volle Stunden, aufgerundet mit jeder angefangenen Stunde
Minutengenaue Berechnung: jede volle Minute wird für die Berechnung herangezogen

Sie können die maximale Anzahl von Tagen angeben, für die Spesen generiert werden. Bei Überschreitung dieser Anzahl von Tagen werden für die folgenden Reisetage keine Spesen generiert. Der Standardwert ist 0, was bedeutet, dass jeder Reisetag berücksichtigt wird. Ausschließlich ein Reiseziel pro Reise wird für diese maximale Anzahl von Tagen unterstützt.

Länderspezifika

Schweizer Feiertage für alle Kantone jetzt verfügbar

Eine gute Nachricht für unsere HR-Freunde in der Schweiz: Ab sofort sind alle offiziellen Schweizer Feiertage automatisch im Kalender in HR for Dynamics enthalten.

Unsere HR Lösung bietet ab sofort verschiedene Kalender für die jeweiligen Kantone. Sie müssen nie wieder einzelne Feiertage hinterlegen und können die Integration sofort nutzen. Das Berechnen von Urlaub, Krankheitstagen und Resturlaub kann von nun an vollkommen automatisiert ablaufen. Wenn das kein Grund zu feiern ist?!

Verbesserungen der Benutzeroberfläche

Screenshot

Verbesserungen der Benutzeroberfläche

Wir versuchen HR for Dynamics ständig zu optimieren und freuen uns sehr, dass wir auch mit Rollup 31 eine Vielzahl von Verbesserungen in unserer Benutzeroberfläche umsetzen konnten. Unser Ziel war es, wichtige Informationen für Sie noch leichter zugänglich zu machen, vor allem in häufig genutzten Bereichen der Lösung.

Alle relevanten Infos sehen Sie deshalb nun auf einen Blick. Zudem können Sie sich noch intuitiver in der Lösung bewegen. Das macht die Nutzung für Sie einfacher und komfortabler. Aber überzeugen Sie sich einfach selbst…!