Reiseorganisation & Belegerfassung

3. Scans und Rechnungen einfügen

1. Dienstreise beantragen

Dienstreisen können sowohl vom HR Manager und Vorgesetzten, als auch vom Mitarbeiter selbst im Self-Service beantragt werden. Jedoch können nur HR Manager und Vorgesetzte auch für andere Mitarbeiter einen Antrag stellen und nicht nur eine eigene Dienstreise erfassen.

In HR für Dynamics steht out-of-the-box ein Dienstreiseantragsprozess zur Verfügung, der das strukturierte Verwalten und automatisierte Abbilden eines Genehmigungsprozess ermöglicht.

Im Standard kann nur der Vorgesetzte des Mitarbeiters eine beantragte Reise genehmigen. Allerdings ist es neben dem Vorgesetzten auch dem HR Manager möglich die eigenen Reisen zu genehmigen.

Navigieren Sie zu Navigationsleiste -> HR Hub -> Self-Service -> Meine Reisen

Hier erhalten Sie einen Überblick über Ihre bisherigen Dienstreisen.

Um eine neue Dienstreise zu erfassen, klicken Sie in der Menüleiste auf +NEU

Es öffnet sich nun ein leeres Formular, welches Sie Schritt für Schritt durch den Antragsprozess führt.

Füllen Sie nun zunächst die benötigten Eckdaten aus. Felder, die mit einem roten Stern gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. Alle anderen Felder sind freiwillig zu füllen.

Reise von - bis: Geben Sie hier die Dauer der Reise ein mit Datum und Uhrzeit.
Reisegrund: Geben Sie hier einen Zweck der Reise ein.
Mitarbeiter: Wenn Sie eine Reise für sich beantragen, wird dieses Feld erst nach dem Speichern des Antrags sichtbar und ist nicht editierbar. Als HR Manager oder Vorgesetzter können Sie hier einen Mitarbeiter aus der Liste auswählen, für den Sie den Antrag stellen möchten.

Nun können Sie den Datensatz schon speichern und den Antrag zur Genehmigung einreichen, indem Sie auf Nächste Phase klicken.

Sobald Sie den Antrag in die 2. Phase Reise Genehmigen geschickt haben, wird der Vorgesetzte per Email über Ihren Reiseantrag informiert und kann seine Entscheidung über folgende Felder mitteilen:

Rückerstattung durch: Wählen Sie hier einen Mitarbeiter aus der Liste aus, der für die Rückerstattung der Reisekosten verantwortlich ist.
Genehmigung durch: Hier können Sie den verantwortlichen Genehmiger der Reise entnehmen. Standardmäßig wird dieses Feld bereits mit dem Vorgesetzten des reisenden Mitarbeiters vorbefüllt und ist nur für den HR Manager manuell editierbar.
Entscheidung: Geben Sie hier Ihre Entscheidung über den Reiseantrag mit Genehmigt oder Abgelehnt über das Auswahlfeld ein.

Nun können Sie den Antrag durch einen Klick auf das gleichnamige Feld in die Nächste Phase schicken.

Als reisender Mitarbeiter und Antragssteller werden Sie nun per Email über die Entscheidung zu Ihrem Reiseantrag informiert.

Bei einer positiven Entscheidung befindet sich nun der Antrag in der Phase Ausführung. Nun können Sie Ihre Reisekosten in Form von Belegen dieser Reise zuordnen. Wie Sie Belege erfassen, erfahren Sie in Abschnitt Belege einreichen.

Sobald Sie alle Belege Ihrer Reise erfasst haben, füllen Sie die folgenden Felder in dem Reiseprozess aus:

Belege eingetragen: Geben Sie hier über die Auswahlliste an, ob Sie die Belege dieser Reise bereits erfasst haben.
Mitarbeiter: Dieses Feld enthält den reisenden Mitarbeiter und wird schon vom System vorausgefüllt.

Mit einem Klick auf Nächste Phase reichen Sie die Belege der Reise zur Genehmigung ein.

Im Schritt Belege Genehmigen kann der Vorgesetzte seine Entscheidung zu den Belegen über folgende Felder mitteilen:

Rückerstattung durch: Geben Sie hier an, welcher Mitarbeiter für die Rückerstattung der Kosten zuständig ist. Das Feld ist bereits durch die Angabe im Schritt Reise Genehmigen vorbefüllt.
Genehmigung durch: Hier entnehmen Sie den Namen des zuständigen Genehmigers. Dieses Feld wird vom System mit dem zuständigen Vorgesetzten vorausgefüllt.
Alle Belege genehmigt: Geben Sie hier mit dem Auswahlmenü an, ob Sie alle eingereichten Belege genehmigt haben. Erst wenn Sie dieses Feld mit Ja bestätigen, können Sie den Prozess in die nächste Phase setzen.

Mit einem Klick auf Nächste Phase informieren Sie die zuständige Person, dass eine Reise samt Belege zur Rückerstattung bei ihr eingereicht wurde.

Im letzten Schritt Rückerstattung wird der Fortschritt der Rückerstattung der Reisekosten über folgende Felder dokumentiert und durch zuständigen Mitarbeiter befüllt:

Rückerstattung durch: Geben Sie hier an, welcher Mitarbeiter für die Rückerstattung der Kosten zuständig ist. Das Feld ist bereits durch vorherige Angaben im Prozess vorbefüllt.
Alle Belege verarbeitet: Geben Sie hier über das Auswahlmenü an, ob Sie alle eingereichten Belege geprüft und bearbeitet haben. Erst wenn Sie dieses Feld mit Ja bestätigen, können Sie den Prozess in die abschließen.

Mit dem Klick auf Fertig stellen schließen Sie den gesamten Antragsprozess und die Reise wird in einen schreibgeschützten Modus überführt. Eine nachträgliche Änderung des Antrags ist nur durch eine erneute Aktivierung durch einen Mitarbeiter mit Administratorrechten möglich.

Weitere Angaben im Reiseantragsformular

Im Formular des Reiseantrags können Sie noch weitere Informationen zur Reise eingeben. Welche Felder für Sie sichtbar sind und zur Bearbeitung zur Verfügung stehen, ist von Ihrer Lizenzrolle abhängig.

Im Bereich Allgemein finden Sie zusätzlich zu den bereits erfassten Daten weitere Details zur Eingabe:

Titel: Geben Sie hier einen aussagekräftigen Titel ein. Sollten Sie keinen Titel eingeben, wird dieser automatisch vom System mit dem Namen des Mitarbeiters sowie dem Datum und die Zeit der Reise generiert.
Abteilung: Diesem Feld können Sie die Abteilung entnehmen, für die der betroffene Mitarbeiter des Antrags tätig ist. Das Feld befüllt sich automatisch nach dem Speichern des Antrag, kann jedoch hier nochmal mit einer Abteilung aus der Auswahlliste überschrieben werden. (Dieses Feld ist nur für HR Manager und Vorgesetzte sichtbar und editierbar.)
Genehmigt durch: Diesem Feld können Sie die Person entnehmen, der den Antrag genehmigen muss. Im Standard wird das Feld nach dem Speichern automatisch mit dem Vorgesetzten des Reisenden befüllt. es kann allerdings nochmal mit einem Vorgesetzten aus der Auswahlliste überschrieben werden. (Dieses Feld ist nur für HR Manager und Vorgesetzte sichtbar und editierbar.)

Im Abschnitt Beschreibung können Sie nähere Informationen zur Reise in einem Freitext darlegen.

Im Bereich Reisedetails haben Sie die Möglichkeit weitere Details zur Reise zu erfassen, die relevant für einen Reiseantrag sein können:

Geschätzte Kosten: Geben Sie hier die überschlagenen Gesamtkosten der Reise an.
Reisegrund: Geben Sie hier aus dem Auswahlfeld an, ob es sich um eine Inlands- oder Auslandsreise handelt.
Unterkunft erforderlich: Zeigen Sie hier mit Ja oder Nein an, ob Ihnen eine Unterkunft gestellt werden muss.
Verkehrsmittel: Geben Sie hier aus dem Auswahlmenü an, mit welchem Verkehrsmittel Sie verreisen möchten.
Reiseziel: Wählen Sie hier aus einer Liste von vorgegebenen Regionen Ihr Reiseziel aus.
Relevant für Verpflegungsmehraufwand: Zeigen Sie hier mit Ja und Nein an, ob Sie durch die Reisedauer Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand haben. Wählen Sie Ja aus, so ist die Angabe des Reiseziels für die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands dringend erforderlich.

Im Abschnitt Adresse können Sie außerdem das genaue Ziel Ihrer Reise mit folgenden Informationen angeben:

Firma: Wählen Sie hier aus der Liste die Firma aus, zu der Sie reisen.
Zielort: Hier können Sie auswählen, ob Sie zu der Adresse reisen, die im Datensatz der oben ausgewählten Firma reisen (Firmenadresse) oder ob Sie zu einer anderen Adresse reisen (Weitere Adresse), die Sie dann in den erscheinenden Felder eingeben können. Entscheiden Sie sich für Firmenadresse wird die Angabe des Felds Firma erforderlich und die Adresse der Firma wird nach dem Speichern des Datensatzes automatisch befüllt. Daher müssen Sie die folgenden 3 Felder nur manuell ausfüllen, wenn Sie Weitere Adresse gewählt haben.
Strasse: Geben Sie hier den Straßennamen Ihrer Zieladresse an.
Postleitzahl: Geben Sie hier die Postleitzahl Ihrer Zieladresse an.
Ort: Geben Sie hier den Ort oder die Stadt Ihrer Zieladresse an.

Das System vergibt automatisch eine Reisenummer, sobald Sie den Datensatz speichern. Diese können Sie zusammen mit dem Statusgrund dem Header entnehmen.

Im Bereich Notizen können Sie die gesamte Kommunikation in Bezug zu dieser Dienstreise dokumentieren. Dies beinhaltet das Hinterlegen von Notizen, Generieren von Terminen, Senden von Emails oder Erstellen von Wiedervorlagen als Aufgaben bzw. Telefonate. Zudem finden Sie in diesem Abschnitt auch die Termine oder Emails, die von Ihnen oder Ihren Kollegen im Bezug zu dieser Dienstreise im Outlook erstellt wurden, wenn Sie das Microsoft Dynamics 365 Add-in für Outlook nutzen.

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2. Belege einreichen

Belege für Dienstreisen sollten Sie immer direkt aus der angelegten Reise im System hinzufügen.

Klicken Sie hierfür im Reiseantrag im Abschnitt Belege auf + Beleg erstellen.

In der Belegschnellerfassung wählen Sie die gewünschte Belegart aus der Liste aus und geben das Belegdatum ein. Diese Felder sind Pflichtfelder. Weitere Angaben sind freiwillig.

Klicken Sie Speichern und schließen um Ihre Angaben zu sichern.

Mit einem Doppelklick auf den neuen Eintrag in der Tabelle öffnen Sie den gewünschten Beleg für weitere Detailangaben und die individuelle Prozessierung des Belegs.

Möchten Sie unabhängig von Dienstreisen Belege einreichen, beispielsweise, wenn Sie mit Kunden oder Geschäftspartnern Essen gehen oder ein Geschenk für einen Gast besorgt haben, dann ist dies auch möglich. Das zu bearbeitende Formular ist in diesem Fall das Gleiche wie bei einem Beleg, der einer Reise zugeordnet ist. Es unterscheidet sich nur der Einstiegspunkt zur Erfassung.

Belege im System erfassen

Navigieren Sie im HR HUB (nur für HR Manager und Administrator sichtbar) über die Navigationsleiste zu Self-Service -> Meine Belege:

Oder navigieren Sie im HR HUB Self-Services (für alle Lizenzinhaber sichtbar) über die Navigationsleiste zu Ausgaben -> Belege.

Klicken Sie nun in der Menüleiste auf + Neu.

Es öffnet sich ein neues Belegformular mit einer Schnellerfassungsmaske. Ebenso wie eine Reise durchläuft im Standard auch jeder Beleg einzeln einen Genehmigungsprozess.

Für das Einreichen eines neuen Belegs füllen Sie die Felder in der Schnellerfassungsmaske im ersten Prozessschritt Eingabe Beleg aus (* = Pflichtfelder).

Für die Schnellerfassung einers Belegs sind lediglich 3 Felder für Sie wichtig:

Belegart: Hier können Sie auswählen, um welche Art Beleg es sich handelt.
Belegdatum: Geben Sie hier das Datum ein, an dem der Beleg ausgestellt wurde.
Genehmigung durch: Hier geben Sie ein oder wählen aus der Liste den Mitarbeiter aus, der Ihren Beleg genehmigen muss. Das kann beispielsweise Ihr Vorgesetzter sein.

Zudem können Sie in der Belegschnellerfassung folgende weitere Angaben machen:

Brutto: Geben Sie hier den Betrag auf dem Beleg inklusive Steuer an.
Abzugsfähige Steuer: Geben Sie hier den Mehrwertsteuerbetrag von Ihrem Beleg an.
Währung: Hier können Sie auswählen, in welcher Währung der Beleg ausgestellt ist.
Zahlung durch: Geben Sie hier aus der Auswahlliste an, ob Sie als Mitarbeiter bezahlt haben oder die Firma, z.B. wenn die Rechnung mit einer Firmenkreditkarte bezahlt wurde.
Zu erstatten Geben Sie hier mit Ja oder Nein an, ob die Firma Ihnen etwas zurückzahlen muss.
Reise: Hängt der Belege mit einer Reise zusammen, können Sie dies hier auswählen.

Speichern Sie den Datensatz und klicken Sie auf Nächste Phase um die Erfassung abzuschließen und den Beleg zur Genehmigung einzureichen. Der Genehmiger wird nun per Email über den eingereichten Beleg mit Bitte zur Prüfung informiert.

Sollten Sie noch detailliertere Informationen zum Beleg systemisch erfassen wollen, können Sie dazu die folgenden Felder auf dem Formular nutzen:

Bereich Allgemein

Titel: Geben Sie dem Beleg einen aussagekräftigen Titel. Sollten Sie keinen Titel eingeben wird dieses Feld automatisch mit einem Namen befüllt, der aus der Belegart und dem Belegdatum besteht.
Belegnummer: Diese Nummer wird automatisch befüllt.
Verantwortlich für Rückerstattung: Hier können Sie entnehmen, wer für die Kostenrückerstattung verantwortlich ist. Dieses Feld kann nur durch einen HR Manager oder Vorgesetzten befüllt werden und ist für diese ein Pflichtfeld.
Mitarbeiter: Hier stehen Sie drin. Dieses Feld ist für Mitarbeiter automatisch befüllt. Als HR Manager oder Vorgesetzter können Sie auch Belege für andere eingeben, daher können sie hier auch einen anderen Mitarbeiter eingeben.
Art der Spesenerstattung: Hier kann ausgewählt werden, ob die Spesen Pauschal kalkuliert oder einzeln Berechnet werden. Dieses Feld kann nur durch HR Manager oder Vorgesetzte editiert werden.

Bereich Kosten

Kostenstelle: Hier können Sie, falls bekannt, die Kostenstelle angeben.
Zahlungsart: Hier können Sie aus einer Liste das Zahlungsmittel auswählen.
Nettobetrag: Hier können Sie den Rechnungsbetrag nach Steuerabzug eingeben. Dieses Feld befüllt sich aber auch automatisch, sobald Sie den Bruttobetrag und die Abzugsfähige Steuer in den entsprechenden Feldern hinterlegt haben.
Rechnungsstellung an Kunden: Geben Sie hier üer die Auswahlliste an, ob Sie die Kosten des Belegs einem Kunden in Rechnung stellen können, z.B. bei einem Workshop.

Im Bereich Beschreibung können Sie außerdem eine optionale Beschreibung als Freitext hinzufügen.

Speichern Sie den Datensatz, um die umfassende Eingabe des Belegs abzuschließen.

Um den Beleg als zuständige Person zu genehmigen, öffnen Sie den Beleg und teilen Sie Ihre Entscheidung über die Auswahlliste im Prozessschritt Genehmigung mit Genehmigt oder Abgelehnt mit.

Das Feld Genehmigung durch wird automatisch mit Ihrem Namen befüllt.

Sobald Sie auf Nächste Phase klicken, wird die zuständige Person für die Belegnachbearbeitung informiert und Ihre Eingaben schreibgeschützt gesichert.

Im letzten Schritt Buchhalterische Nachbearbeitung müssen Sie lediglich die Felder Verantwortlich für Rückerstattung und Erstattet als Pflichtfeld ausfüllen und gegebenenfalls noch die Rechnungsstellung an den Kunden über die Auswahlliste hinterlegen.

Mit einem Klick auf Fertig stellen schließen Sie den gesamten Prozess ab und versetzen den Beleg in einen schreibgeschützten Modus.

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3. Scans und Rechnungen einfügen

Um Belege und Rechnungen im System einzufügen, scannen Sie diese und speichern Sie sie auf Ihrem Rechner. Haben Sie eine Rechnung bereits digital, beispielsweise als PDF, so können Sie direkt fortfahren.

Folgen Sie diesen Schritten:

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4. Verpflegungsmehraufwand

Sie können automatisch den gesetzlichen Verpflegungsmehraufwand für Reisen erfassen. Klicken Sie hierfür im Reiseantrag im Abschnitt Belege wie oben beschrieben auf + Beleg erstellen.

Hinweis:

Für die korrekte Zuordnung der Berechnungsart und der Berechnungswerte wird die Arbeitsadresse, die in der Digitalen Personalakte eingetragen ist, zu Grunde gelegt.

Out-of-the-box unterstützen wir aktuell Deutschland, Österreich, Belgien, USA und Singapur.

Verpflegungsmehraufwände werden über den gleichen Prozess wie andere Belegarten für eine Reise erfasst.

In der Belegschnellerfassung wählen Sie die Belegart: Verpflegungsmehraufwand und geben das Belegdatum ein. Diese Felder sind Pflichtfelder. Weitere Angaben sind freiwillig.

Klicken Sie Speichern und schließen um Ihre Angaben zu sichern.

Mit einem Doppelklick auf den neuen Eintrag in der Tabelle öffnen Sie den gewünschten Beleg für weitere Detailangaben und die individuelle Prozessierung des Belegs.

Geben Sie anschließend im Abschnitt Spesenrechner den Reisezeitraum (von bis) ein und wählen Sie das Reiseziel aus. Diese Felder werden vom System vorbefüllt, wenn der Beleg einer Reise zugeordnet ist und diese Daten im Reiseantrag bereits hinterlegt wurden.

Speichern Sie den Datensatz und der Verpflegungsmehraufwand wird automatisch für Sie berechnet und eingetragen.

Sollten Sie Private Übernachtungen, Frühstück, Mittagessen oder Abendessen gestellt bekommen haben, mindert das den Tagessatz der Verpflegungspauschale. Derartige Leistungen können Sie direkt in der Tabelle über Ändern und den Angaben von Ja und Nein anpassen. Zudem können Sie einen Kommentar im Freitext am Ende der Tabelle eintragen.

Indem Sie auf Speichern in der Tabelle klicken, sichern Sie Ihre Änderungen im Spesenrechner.

In der befüllten Spesenliste können Sie nun die einzelnen Tage mittels Doppelklick für eine Detailansicht öffnen und auch dort gegebenenfalls Anpassungen zu gestellten Leistungen vornehmen.

Hier bekommen Sie eine genaue Aufteilung des Mehraufwandes. Sie sehen die gesamte Zeit, die für diesen Aufwand angenommen wird, und den daraus resultierenden Gesamtmehraufwand nach Abzug von privaten Übernachtungen oder bezogenen Mahlzeiten. So haben Sie immer eine exakte Auflistung, wie sich der Betrag zusammensetzt.

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